Trong cuộc sống, có rất nhiều những thuật ngữ trong thương mại mà khi nghe đôi lúc chúng ta chưa hiểu được nó có nghĩa là gì, điển hình trong đó phải nhắc đến thuật ngữ POS. Được nhắc đến rất nhiều, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ POS là gì? kèm theo đó là hàng loạt những câu hỏi liên quan khác song hành theo.
POS là gì?
POS (Point of Sale – Điểm bán hàng) là phần mềm quản lý bán hàng giúp cho doanh nghiệp có thể kiểm soát được tất cả hoạt động kinh doanh một cách nhanh chóng và hiệu quả ở mọi nơi mọi lúc.
Cụ thể, POS là một hệ thống hoàn chỉnh bao gồm phần cứng và phần mềm, hoặc chỉ đơn giản là một thiết bị điểm bán hàng như máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh, máy in hóa đơn, v.v. Nhờ vào khả năng quản lý chặt chẽ, POS giúp doanh nghiệp quản lý và xử lý các giao dịch bán hàng, tính tiền, in hóa đơn, quản lý kho hàng, quản lý khách hàng và cung cấp các thông tin quan trọng liên quan đến doanh số bán hàng.
Phân loại hệ thống quản lý bán hàng POS
Có bốn loại hệ thống POS chính mà các doanh nghiệp thường sử dụng ngày nay là hệ thống POS truyền thống, hệ thống POS dựa trên máy tính bảng, hệ thống POS di động và hệ thống POS đám mây.
Hệ thống POS truyền thống – điện tử
Hệ thống POS truyền thống (Legacy POS system) còn được gọi là POS tại chỗ là hệ thống POS sử dụng phần cứng, phần mềm truyền thống để xử lý giao dịch bán hàng và quản lý dữ liệu cục bộ. Điều này có nghĩa là tất cả các giao dịch và thông tin đều được lưu trữ tại một thiết bị duy nhất và doanh nghiệp chỉ có thể truy cập dữ liệu từ thiết bị đó.
Chính vì vậy nên hệ thống POS truyền thống thường phải được cài đặt và cấu hình tại từng điểm bán hàng riêng lẻ và thường không thể truy cập từ xa, khiến quá trình tích hợp vào hệ thống thương mại điện tử trở nên chậm và lâu.
Hệ thống POS trên máy tính bảng
Hệ thống POS trên máy tính bảng (Tablet-based POS system) là hệ thống POS sử dụng máy tính bảng làm thiết bị chính để xử lý giao dịch bán hàng thay vì sử dụng máy tính truyền thống hoặc thiết bị POS độc lập.
Bởi vì hệ thống POS này chạy trên phần cứng mà nhiều người đã quen thuộc nên việc tích hợp hệ thống thương mại điện tử và đào tạo nhân sự dễ dàng hơn so với hệ thống POS truyền thống.
Ví dụ: Các hệ thống POS trên máy tính bảng phổ biến bao gồm Lightspeed POS, Square, Shopify POS, v.v.
Hệ thống POS di động
Hệ thống POS di động (Mobile POS system) là một dạng POS sử dụng các thiết bị di động như điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc thiết bị đeo tay để xử lý giao dịch bán hàng. Điều này cho phép nhân viên bán hàng di chuyển xung quanh cửa hàng hoặc thực hiện giao dịch trực tiếp tại nơi khách hàng đang đứng.
Việc này sẽ giúp các nhân viên bán hàng có thể tra cứu sản phẩm và hồ sơ khách hàng từ hệ thống POS di động để kiểm tra hàng tồn kho và đưa ra các đề xuất được cá nhân hóa cho khách hàng. Tương tự như hệ thống POS trên máy tính bảng, việc tích hợp và đào tạo nhân sự để sử dụng hệ thống POS di động cũng tương đối dễ dàng.
Ví dụ: Lightspeed POS, Clover, Square, v.v là một số hệ thống POS di động được sử dụng phổ biến nhất.
Hệ thống POS đám mây
Hệ thống POS đám mây (Cloud-based POS system) là một hình thức POS sử dụng công nghệ điện toán đám mây để lưu trữ và xử lý dữ liệu bán hàng. Thay vì lưu trữ dữ liệu trên máy tính hoặc máy chủ nội bộ, hệ thống POS đám mây sử dụng mô hình trực tuyến để quản lý và truy cập dữ liệu từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
Hầu hết các hệ thống POS hiện nay đều dựa trên đám mây vì mang lại nhiều lợi ích, bao gồm khả năng truy cập từ xa, linh hoạt, dễ dàng tích hợp và mở rộng. Nó cho phép các doanh nghiệp quản lý nhiều điểm bán hàng từ một nền tảng duy nhất và cung cấp dữ liệu và thông tin tức thì để hỗ trợ quyết định kinh doanh. Đồng thời, hệ thống POS đám mây giảm bớt tài nguyên về phần cứng, chi phí cài đặt so với các hệ thống POS khác.
Ví dụ: Lightspeed POS, Square, Clover, v.v là những hệ thống POS đám mây tốt nhất dành cho doanh nghiệp.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm POS
Tinh gọn quy trình bán hàng
Hệ thống POS giúp đơn giản hóa và tự động hóa quy trình bán hàng, giúp giao dịch diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn. Doanh nghiệp có thể tiến hành thanh toán, tính tổng số tiền một cách chính xác và tạo ra hóa đơn/biên lai chỉ trong vài giây.
Cải thiện quản lý hàng tồn kho tốt hơn
Hệ thống POS cho phép doanh nghiệp theo dõi và quản lý hàng tồn kho trong thời gian thực bằng cách nhận thông báo khi hàng hóa sắp hết và tự động tái đặt hàng. Điều này giúp tránh tình trạng hết hàng hoặc hàng tồn quá nhiều, giúp tối ưu hóa mức tồn kho và giảm chi phí lưu trữ.
Báo cáo doanh thu chính xác
Hệ thống POS cung cấp khả năng phân tích và báo cáo doanh thu chi tiết, giúp doanh nghiệp theo dõi được hiệu suất kinh doanh, xu hướng tiêu dùng, xác định sản phẩm được yêu thích, v.v. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có cơ sở để hoạch định lại chiến lược kinh doanh trong tương lai.
Quản lý nhân sự hiệu quả hơn
Hệ thống POS có thể dễ dàng theo dõi doanh số bán hàng của mỗi nhân viên, số giờ làm việc và chỉ số hiệu suất. Nhờ vậy mà doanh nghiệp sẽ có được dữ liệu chính xác nhất để tính % hoa hồng cho mỗi nhân viên, đơn giản hóa quá trình xử lý bảng lương và cho phép doanh nghiệp xác định được những nhân viên có hiệu suất cao hoặc những nhân sự cần đào tạo thêm.
Nhìn chung, POS là một phần mềm quản trị quan trọng trong hệ thống kinh doanh. Doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ càng về các loại hệ thống POS để lựa chọn được phần mềm quản lý kinh doanh tốt nhất và phù hợp nhất với mô hình, chiến lược của công ty.
Những loại thẻ hỗ trợ dùng cho máy POS
Việc đưa máy POS tính tiền vào sử dụng để hỗ trợ việc thanh toán cho khách hàng ngày càng phổ biến hơn rất nhiều, ngay cả những shop nhỏ cũng sử dụng đã và đang mang đến rất nhiều lợi ích thiết thực cùng lúc. Hiện nay, sự liên kết chặt chẽ giữa các ngân hàng tạo điều kiện cho mọi người đều có thể dùng máy POS để có thể thanh toán nhanh chóng và tiện lợi.
Cùng với đó thẻ ATM hiện nay thường được các ngân hàng tạo sẵn tài khoản thanh toán như thẻ Timo có Spend Account Timo để dễ dàng thực hiện các giao dịch thanh toán trực tuyến. Hầu hết tất cả các loại thẻ ATM do ngân hàng phát hành đều có thể dùng máy POS để thanh toán hóa đơn của dịch vụ được cung cấp. Như vậy, dưới đây chúng ta sẽ phân loại rõ những loại thẻ hỗ trợ dùng cho máy POS để tránh sử nhầm lẫn.
+ Với các loại thẻ quốc tế chấp nhận thanh toán trên toàn cầu:
• Thẻ Visa (số thẻ bắt đầu bằng số 4)
• Thẻ Master Card (số thẻ bắt đầu bằng số 5)
• Thẻ JCB (số thẻ bắt đầu bằng số 35)
• Unionpay (số thẻ bắt đầu bằng số 62)
+ Với các thẻ thanh toán nội địa thì hầu như tất cả đều được có thể thực hiện thanh toán quan máy POS.
Máy POS phù hợp với những ai sử dụng?
Sử dụng máy POS thanh toán, quản lý sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát quá trình bán hàng, nhập hàng, tồn kho,… Hơn thế điều này cũng giúp thương hiệu của bạn “ghi điểm” cao hơn trong mắt khách hàng đề mức độ chuyên nghiệp. Đối với vấn đề máy POS phù hợp với những ai sử dụng, đương nhiên sẽ là những người làm kinh doanh. Tuy nhiên, tùy vào từng loại máy POS mà đối tượng sử dụng phù hợp sẽ có sự khác nhau nhất định.
+ Đối với máy POS di động: Phù hợp cho các chủ quán cafe, quán ăn, shop mỹ phẩm, quần áo,… nhỏ. Những người sử dụng trực tiếp máy POS cầm tay order từ khách hàng và in phiếu cho các bộ phận khác.
+ Đối với máy POS điện tử: Do sự cố định hoàn toàn, nên loại máy này sẽ phù hợp sử dụng trong các nhà hàng, chuỗi showrom, cửa hàng lớn, hệ thống siêu thị. Ngoài ra, nó sẽ phù hợp với các hệ thống kinh doanh đồ ăn, nước uống yêu cầu order tại quầy trực tiếp.
Thanh toán qua máy POS có mất phí không?
Nếu đứng từ góc độ của khách hàng thì đây thực sự là một vấn đề rất đáng lưu tâm, “Thanh toán qua máy POS có mất phí không?” ngay cả khi mức phí không quá cao thì tâm lý chung của mọi người cũng đều muốn có một đáp án chính xác cho mình. Theo quy định của nhà nước, chủ thẻ không phải chịu bất kỳ khoản phí nào cho mỗi lần giao dịch của mình qua thẻ. Thay vào đó, các chủ cửa hàng – nơi đăng ký dùng máy POS sẽ phải chịu hoàn toàn 100% mức phí giao dịch cho việc thanh toán này.
Thông thường mức phí trên mỗi giao dịch là từ dưới 1% – 2% trên doanh thu mỗi lần giao dịch thẻ nội địa, từ 2.5% – 3% trên doanh thu đối với thẻ tín dụng quốc tế (Visa, MasterCard…). Nếu cửa hàng bạn có quy mô nhỏ, thông thường mức phí cà thẻ sẽ dao động từ 1.7% – 2% đối với thẻ nội địa, từ 2.5% – 3% đối với các loại thẻ quốc tế.
Tuy nhiên, theo phản ánh của nhiều người thì khi thanh toán qua máy POS họ vẫn bị trừ phí. Vậy nguyên nhân là do đâu? các bạn có thể xác định dựa vào 3 lý do như sau:
+ Thứ nhất – Máy POS hoặc hệ thống ngân hàng bị lỗi: Nếu thời điểm bạn thanh toán máy POS hoặc hệ thống ngân hàng bị lỗi thì hoàn toàn có thể xảy ra tình huống này.
+ Thứ hai – Đơn vị quẹt thẻ không liên kết với ngân hàng: Dù rất ít nhưng vẫn có rất nhiều đơn vị không đăng ký thanh toán máy POS trực tiếp tại các ngân hàng mà sẽ thông qua một đơn vị trung gian thứ 3, lúc này mức thu phí quẹt thể lên đến tận 10%.
+ Thứ ba – Chủ cửa hàng làm trái quy định: Đúng theo pháp luật thì người mua hàng sẽ không chịu bất kỳ một khoản phí nào khi thanh toán qua POS. Nhưng vẫn có một số chủ cửa hàng gian đối sẽ cộng luôn mức phí này vào hóa đơn của khách hàng.
Nguồn: https://secomm.vn/vi/pos-la-gi-loi-ich-trien-khai-he-thong-ban-hang-pos/#POS_la_gi
https://tuha.vn/bai-viet/pos-la-gi
